Privacy Reglement van Schaakclub Bakkeveen

1. Introductie

Schaakclub Bakkeveen (hierna: “de schaakclub”) is de beheerder van de website http://www.schaakclub-bakkeveen.nl. Hieronder wordt aangegeven hoe de schaakclub persoonsgegevens verzamelt en op welke wijze en hoe lang deze gegevens worden gebruikt. De verantwoordelijke partij voor het kennisnemen van deze persoonsgegevens en het gebruiken en beheren daarvan is de schaakclub. De schaakclub zet zich in voor de bescherming van de privacy van haar leden en de bezoekers van haar website. Persoonsgegevens van leden en bezoekers van door de schaakclub georganiseerde evenementen en van haar website worden uiterst zorgvuldig verwerkt en beveiligd. De schaakclub voldoet aan de van toepassing zijnde privacy wetgeving, waaronder de AVG en de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

2. Welke persoonsgegevens worden verzameld?

Algemene gegevens met betrekking tot bezoeken aan de website van de schaakclub en in het bijzonder hoeveel bezoeken er aan de site plaatsvinden en op welke tijdstippen dat gebeurt, worden verzameld zonder dat de bezoekers worden geïdentificeerd. Deze gegevens omvatten tevens het IP-adres van de bezoeker. Het IP-adres is een nummer dat automatisch aan de computer wordt toegekend wanneer het internet wordt opgestart. Dit IP-adres wordt niet gekoppeld aan de identificeerbare gegevens van de bezoeker, tenzij hiervoor uitdrukkelijk toestemming is verkregen. Persoonsgegevens worden door de schaakclub verzameld voor de hieronder genoemde doeleinden. Deze gegevens staan de schaakclub ter beschikking doordat deze door de individuele leden of deelnemers aan door de schaakclub georganiseerde evenementen (zoals schaaklessen, schaakexamens in het kader van het stappenplan van de schaakbond, schaaktoernooien, simultaanwedstrijden of barbeques) zelf zijn doorgegeven aan de verantwoordelijke bestuursleden (te weten voorzitter, penningmeester, secretaris en wedstrijdleider) van de schaakclub. Dit betreft tevens wijzigingen op eerder verstrekte gegevens. Deze gegevens betreffen veelal identiteit en contactgegevens (zoals relatienummer, emailadres en NAW-gegevens) van de individuele leden of deelnemers aan door de schaakclub georganiseerde evenementen. Verder verzamelt de schaakclub persoonsgegevens met betrekking tot de door haar leden en/of bezoekers behaalde schaakprestaties, zoals uitslagen van door haar of de schaakbond georganiseerde schaakwedstrijden, schaak-examenuitslagen en behaalde diploma’s.

3. Op welke wijze worden de persoonsgegevens gebruikt?

De schaakclub verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • het uitoefenen van de doelstellingen van de schaakclub, inclusief maar niet beperkt tot: het organiseren van schaakwedstrijden; het bijhouden van uitslagen en standen; het faciliteren en bevorderen van deelname aan schaakwedstrijden.
  • het bijhouden van een ledenadministratie;
  • het verstrekken en verzenden van informatie (bijvoorbeeld nieuwsbulletins en
  • uitslagen van door de schaakclub en/of de schaakbond georganiseerde wedstrijden);
  • het doen van relatiebeheer;
  • het berekenen, vastleggen en innen van contributies en/of inschrijfgelden;
  • het delen van bepaalde (NAW- en/of uitslagen-) gegevens met de schaakbond teneinde aan de verplichtingen van de schaakclub als lid van de schaakbond te voldoen en/of voor ondersteuning in aanmerking te komen.
  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Door wie worden de persoonsgegevens gebruikt?

De volgende functionarissen binnen de club gebruiken persoonsgegevens:

  • De voorzitter: NAW-gegevens (inclusief email-adressen);
  • De penningmeester: NAW-gegevens (inclusief emailadressen) en rekeningnummer-gegevens. De rekeninggegevens worden vastgelegd in een applicatie van de bancaire instelling bij wie de schaakclub bankiert.
  • De secretaris: NAW-gegevens. Deze worden vastgelegd in een met wachtwoord beveiligd Excel-bestand;
  • De teamleiders van de in de schaakbond actieve teams van de schaakclub. NAW-gegevens (inclusief email-adressen);
  • De competitieleider: NAW-gegevens (inclusief email-adressen). Uitslagen van door de leden gespeelde, door de club georganiseerde, schaakwedstrijden;
  • De schaakcoach / trainer: NAW-gegevens (inclusief email-adressen). Uitslagen van bij schaakexamens behaalde uitslagen. Dit betreft tevens bezoekers;
  • De webmaster: NAW-gegevens (inclusief email-adressen). Beheer van van de leden en bezoekers gemaakte foto’s van schaakwedstrijd- en –opleidingssituaties.

5. Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

  • De IP-adresgegevens van website bezoekers hebben een bewaartermijn van 12 maanden. Daarna zullen deze worden vernietigd.
  • De NAW- en rekeninggegevens van de individuele leden zullen worden vernietigd binnen 1 maand na opzegging door de leden van het lidmaatschap. Hierbij dient aangetekend te worden dat een beperkt aantal functionarissen van de schaakclub (te weten voorzitter en secretaris) toegang hebben tot de online ledenadministratie van de schaakbond, waarin de (NAW-) gegevens van oud-leden voor onbepaalde tijd worden bewaard.

6. Mails van de schaakclub

In mails van (functionarissen van) de schaakclub zal gebruik gemaakt worden van z.g. verzendgroepen waarbij de individuele personen door anderen niet herkenbaar zijn als lid van deze verzendgroep.

7. Foto’s

Op de website van de schaakclub en in het kader van het beheren van voor de website gemaakte foto’s van leden en bezoekers aan door de schaakclub georganiseerde evenementen zullen uitsluitend foto’s worden geplaatst die in verband staan met het door de schaakclub georganiseerde schaken. Op de website van de schaakclub gepubliceerde artikelen, wedstrijdverslagen en foto’s worden voor onbepaalde tijd bewaard of zó lang totdat een betrokkene om verwijdering van de vermelding en/of foto’s verzoekt. Dit verzoek dient schriftelijk te worden gedaan en/of te worden vastgelegd. De leden van de schaakclub wordt eenmaal per jaar, bij voorkeur tijdens de Algemene Ledenvergadering, gevraagd of zij toestemming verlenen tot het (eventueel) plaatsen van (hun) foto’s op de website. Het resultaat van deze bevraging zal worden vastgelegd in notulen. Bezoekers van door de schaakclub georganiseerde evenementen zal tijdens die evenementen mondeling worden gevraagd om toestemming te verlenen voor (eventuele) plaatsing van hun foto’s.

8. Hoe worden de persoonsgegevens beveiligd?

De schaakclub neemt ten allen tijde passende technische en organisatorische maatregelen teneinde de in dit reglement bedoelde persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Dit geldt zowel voor de website van de schaakclub als voor de (decentrale) administraties van penningmeester, secretaris, competitieleider of schaakcoach.

9. Wijzigingen van het privacy beleid en -reglement

Het privacy reglement van de schaakclub zal benaderbaar zijn op de website van de schaakclub. Door het bestuur zal dit privacy reglement jaarlijks, bij voorkeur tijdens de Algemene Ledenvergadering, worden voorgelegd aan de leden van de schaakclub. De schaakclub behoudt zich, middels haar bestuur, het recht voor om dit privacy reglement te wijzigen. Als dit het geval is zal dit aan leden en bezoekers kenbaar worden gemaakt.

Zoeken
Meer nieuws
Reageren?
Previous Next

» Reageer hier